Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest dostępna w dziale Raporty. Generuje się ona automatycznie na podstawie dokumentów wprowadzanych do programu — faktur przychodowych, kosztowych, dowodów wewnętrznych i raportów z kasy. Księga ma też opcję dodawania, edycji i usuwania pozycji, przesuwania ich kolejności w ramach jednej daty, a na koniec roku — wygenerowania i wysłania pliku JPK_PKPIR do urzędu skarbowego.
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowy wzór księgi (rozporządzenie z 6 września 2025 r.) oraz obowiązek prowadzenia KPiR wyłącznie elektronicznie. Program FakturaXL jest dostosowany do nowych przepisów — więcej w sekcji Nowy wzór księgi w 2026 roku poniżej.
Gdzie znajdę KPiR w programie?
W górnym menu wybieramy zakładkę Raporty, a następnie Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów. Program wyświetli księgę w układzie tabeli z podziałem na poszczególne kolumny i miesiące.
Automatyczne generowanie księgi
Księgi nie wypełniamy ręcznie — tworzy się ona sama na podstawie dokumentów wprowadzonych w programie. Każda zapisana faktura przychodowa lub kosztowa, dowód wewnętrzny czy raport z kasy trafia do odpowiedniej kolumny KPiR zgodnie z datą i rodzajem operacji.
Dodawanie, edycja i usuwanie pozycji
Księga umożliwia również ręczne dodawanie, edycję i usuwanie pozycji. Wystarczy kliknąć w wybrany wiersz, a przejdzie on w tryb edycji. Po dokonaniu zmian zapisujemy je przyciskiem ZAPISZ znajdującym się po lewej stronie wiersza.
Przesuwanie pozycji w ramach jednej daty
Jeżeli w obrębie tej samej daty znajduje się kilka pozycji, ich kolejność można zmieniać. Służą do tego strzałki po lewej stronie wiersza — strzałka w górę i w dół przesuwa wybraną pozycję względem pozostałych wpisów z tego samego dnia.
Strzałki działają tylko w ramach jednej daty — pozwalają ustawić właściwą kolejność wpisów z tego samego dnia, co przekłada się na numerację pozycji w księdze.
Nowy wzór księgi w 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowy wzór KPiR, wprowadzony rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. Najważniejsze zmiany:
- księga liczy teraz 19 kolumn zamiast dotychczasowych 17,
- w nowej kolumnie 3 wpisuje się numer faktury w KSeF,
- w nowej kolumnie 5 podaje się NIP (identyfikator) kontrahenta,
- KPiR musi być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej.
Program FakturaXL jest już dostosowany do nowego wzoru — księga generuje się od razu w aktualnym układzie kolumn.
Zamknięcie miesiąca i eksport do Excel / PDF
Na koniec miesiąca należy użyć przycisku zamknięcia miesiąca znajdującego się nad tabelą. Po jego kliknięciu z prawej strony pojawi się przycisk Eksport raportu, gdzie można pobrać pliki Excel i PDF do wydruku KPiR w wersji papierowej.
Uwaga! Zamknięcie miesiąca jest konieczne, aby prawidłowo kontynuowała się numeracja wpisów w kolejnym miesiącu i pojawiła się kwota „Z przeniesienia”. Dopiero po zamknięciu miesiąca można obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy w programie.
JPK_PKPIR — wysyłka księgi na koniec roku
Wraz z nowymi przepisami pojawił się obowiązek przesyłania księgi w strukturze JPK_PKPIR. Po zakończeniu roku podatkowego program pozwala wygenerować i wysłać plik JPK_PKPIR do właściwego urzędu skarbowego.
Plik JPK_PKPIR za dany rok wysyła się do 30 kwietnia roku następnego. Po raz pierwszy księgę w tej strukturze przesyła się w 2027 roku — za rok 2026 (obowiązek dotyczy m.in. czynnych podatników VAT). Pamiętaj, że nie ma możliwości złożenia korekty JPK_PKPIR — przed wysyłką warto upewnić się, że wszystkie dokumenty są poprawnie wprowadzone, a wszystkie miesiące zamknięte.
Podsumowanie
Książka przychodów i rozchodów w programie FakturaXL:
- znajduje się w dziale Raporty i generuje się automatycznie z wprowadzonych dokumentów,
- pozwala dodawać, edytować i usuwać pozycje — klikamy w wiersz i zapisujemy przyciskiem ZAPISZ po lewej,
- umożliwia przesuwanie pozycji w ramach jednej daty strzałkami po lewej stronie,
- od 2026 roku korzysta z nowego wzoru (19 kolumn, numer KSeF, NIP kontrahenta) i jest prowadzona wyłącznie elektronicznie,
- na koniec miesiąca wymaga zamknięcia miesiąca (numeracja, kwota „Z przeniesienia”, zaliczka PIT) i pozwala na eksport do Excel / PDF,
- na koniec roku umożliwia wygenerowanie i wysłanie pliku JPK_PKPIR (do 30 kwietnia roku następnego, pierwszy raz w 2027 za 2026).
