Fakturę za paliwo lub inne koszty eksploatacji samochodu wprowadzamy w programie FakturaXL z oryginalnymi kwotami — tak, jak widnieje na dokumencie od sprzedawcy. Sam program przeliczy ile kosztu trafi do KPiR. Wystarczy w formularzu faktury, w polu Rodzaj kosztów, wybrać odpowiednią pozycję: Paliwo 50% VAT (auto firmowe — do KPiR trafi 75% wartości) albo Paliwo 50% VAT dla prywatnych samochodów (auto prywatne wykorzystywane w działalności — do KPiR trafi 20% wartości).
Wprowadzanie kwot z faktury
Kwoty netto, VAT i brutto z faktury za paliwo wpisujemy dokładnie tak, jak widnieje na dokumencie od sprzedawcy — niczego nie dzielimy ani nie przeliczamy ręcznie. Program FakturaXL sam zastosuje właściwy limit kosztu (75% lub 20%) zgodnie z wybranym rodzajem kosztów.
Pole „Rodzaj kosztów” w formularzu faktury
Podczas dodawania faktury kosztowej, w dolnej części formularza — pod polem „Uwagi” — znajduje się pole Rodzaj kosztów. To właśnie tutaj wskazujemy, w jaki sposób dany wydatek ma zostać ujęty w KPiR.
Wariant 1 — samochód firmowy (75% w KPiR)
Dla samochodu osobowego używanego w działalności w sposób mieszany (firmowo i prywatnie, bez ewidencji przebiegu) w polu Rodzaj kosztów wybieramy:
- Paliwo 50% VAT
lub
- Samochód 50% VAT
Program odliczy 50% VAT, a do KPiR jako koszt trafi 75% wartości (kwota netto powiększona o połowę nieodliczonego VAT, razem przemnożone przez 75%).
Przykład. Faktura za olej napędowy: 256,00 zł netto + 58,88 zł VAT = 314,88 zł brutto. Po wybraniu Paliwo 50% VAT program odliczy 29,44 zł VAT (50%), a do KPiR w kolumnie Pozostałe wydatki trafi 214,08 zł — czyli 75% z podstawy 285,44 zł (netto + nieodliczona połowa VAT).
Wariant 2 — samochód prywatny w działalności (20% w KPiR)
Dla samochodu prywatnego (niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych) wykorzystywanego częściowo w działalności, w polu Rodzaj kosztów wybieramy:
- Paliwo 50% VAT dla prywatnych samochodów
lub
- Samochód 50% VAT dla prywatnych samochodów
Program odliczy 50% VAT, a do KPiR jako koszt trafi 20% wartości (kwota brutto pomniejszona o odliczoną połowę VAT, razem przemnożone przez 20%).
Przykład. Ta sama faktura: 256,00 zł netto + 58,88 zł VAT = 314,88 zł brutto. Po wybraniu Paliwo 50% VAT dla prywatnych samochodów program odliczy 29,44 zł VAT (50%), a do KPiR trafi 57,09 zł — czyli 20% z podstawy 285,44 zł.
Firma niebedąca płatnikiem VAT
Jeżeli firma nie jest płatnikiem VAT, w polu Rodzaj kosztów wybiera dokładnie te same opcje — Paliwo 50% VAT lub Paliwo 50% VAT dla prywatnych samochodów. Różnica polega tylko na tym, że program nie odliczy VAT (bo nie ma takiej możliwości) i przemnoży przez 75% lub 20% całą kwotę brutto z faktury.
Przykład (niepłatnik VAT). Faktura brutto: 314,88 zł. W KPiR znajdzie się:
- 236,16 zł (75% z 314,88) — przy wyborze Paliwo 50% VAT (auto firmowe)
- 62,98 zł (20% z 314,88) — przy wyborze Paliwo 50% VAT dla prywatnych samochodów (auto prywatne)
Który wariant wybrać?
Decyzja zależy od tego, czy pojazd jest w ewidencji środków trwałych firmy:
- Auto firmowe (w ewidencji środków trwałych lub w leasingu operacyjnym), używane mieszanie — Paliwo 50% VAT → 75% w KPiR
- Auto prywatne (własność osobista przedsiębiorcy), używane częściowo w działalności — Paliwo 50% VAT dla prywatnych samochodów → 20% w KPiR
Uwaga! Pełne odliczenie 100% kosztów i 100% VAT jest możliwe wyłącznie dla samochodów używanych wyłącznie w działalności — wymaga to prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (VAT-26) oraz zgłoszenia auta do urzędu skarbowego. Bez ewidencji obowiązuje limit 75% (auto firmowe) lub 20% (auto prywatne).
Co z innymi kosztami eksploatacji?
Te same zasady (75% / 20%) dotyczą także pozostałych wydatków eksploatacyjnych: części, płynów, materiałów, opłat parkingowych, przejazdów autostradami, myjni czy serwisu. W polu Rodzaj kosztów wybieramy wówczas analogiczne opcje dla samochodu:
- Samochód 50% VAT — auto firmowe (działa tak samo jak Paliwo 50% VAT → 75% w KPiR)
- Samochód 50% VAT dla prywatnych samochodów — auto prywatne (działa tak samo jak Paliwo 50% VAT dla prywatnych samochodów → 20% w KPiR)
Mechanizm przeliczania kosztu i odliczenia VAT jest identyczny — różni się tylko nazwa opcji, bo dotyczy innego rodzaju wydatku (nie paliwa). Pełne zestawienie wariantów rozliczania kosztów samochodu znajduje się w artykule: Limity kosztów od samochodów i paliwa.
Gotowe!
Podsumowanie
Aby poprawnie rozliczyć paliwo i koszty pojazdu w programie FakturaXL:
- kwoty na fakturze wpisujemy oryginalnie, tak jak widnieje na dokumencie
- w polu Rodzaj kosztów (pod polem Uwagi) wybieramy:
- Paliwo 50% VAT — auto firmowe → 75% w KPiR
- Paliwo 50% VAT dla prywatnych samochodów — auto prywatne → 20% w KPiR
- firmy niebedące płatnikami VAT wybierają te same opcje, ale program przemnaża przez 75% / 20% całą kwotę brutto (bez odliczenia VAT)
- dla kosztów eksploatacji innych niż paliwo (części, serwis, autostrady) wybieramy Samochód 50% VAT lub Samochód 50% VAT dla prywatnych samochodów — działają identycznie jak warianty paliwowe
Program automatycznie zastosuje wybrany limit i zaksięguje właściwą kwotę kosztu w KPiR.
