Jak wysłać fakturę do KSeF ?

W jaki sposób wysłać fakturę do KSeF z programu Faktura XL?

Program Faktura XL jest w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur, pozwala na przesyłanie faktur oraz ich pobieranie z KSeF.

Faktury do KSeF można wysyłać pojedynczo lub zbiorczo w sposób ręczny oraz automatyczny.
Warunkiem koniecznym do korzystania z tej funkcji jest połączenie programu z KSeF. Jako użytkownik należy posiadać uprawnienia typu „Wystawienie faktur” w KSeF.

Wysyłanie pojedynczej faktury do KSeF

Po wystawieniu faktury pojawia się jej podgląd nad którym znajduje się szary przycisk „Inne opcje„, gdzie należy wybrać opcję „Wyślij do KSeF” .

FakturaXL nawiązuje połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur i w zasadzie na żywo, w niecałą sekundę otrzymujemy zwrotnie nadany numer faktury w KSeF.

Numer pojawia się w komunikacie widocznym nad fakturą

Jest również możliwość włączenia w Ustawieniach opcji pokazywania numeru KSeF na fakturze. Nie jest to wymagane prawnie, ale może być przydatną opcją np. dla księgowości.

Automatyczne wysyłanie faktur do KSeF

Bardzo przydatną funkcją jest opcja automatycznego wysyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Opcja ta znajduje się w Ustawieniach programu dotyczących KSeF.

Aby włączyć automatyczną wysyłkę faktur należy wejść w Ustawienia (1) > Faktury (2). Po lewej stronie pojawi się szare menu, gdzie klikamy w KSeF (3).

W sekcji „Automatycznie wysyłaj faktury do KSeF o godzinie” , można wybrać godzinę o której mają być wysyłane faktury i zatwierdzić przyciskiem DODAJ.
Program Faktura XL pozwala na wybranie więcej niż jednej godziny wysyłki faktur. Można np. ustawić wysyłkę o kilku istotnych dla nas porach np. 12:00, 18:00 i 23:00. Każdą godzinę należy zatwierdzić przyciskiem DODAJ.

Dodatkowo można zaznaczyć też opcję „Automatycznie wysyłaj faktury na e-mail klienta po nadaniu numeru KSeF„, pozwala to w pełni zautomatyzować cały proces i dostarczyć fakturę nabywcy od razu po nadaniu numeru przez Krajowy System e-Faktur.

Zbiorcze wysyłanie faktur do KSeF

Jeśli mamy zamiar wystawić wiele faktur i nie chcemy z jakiegoś powodu wysyłać ich od razu do KSeF, możemy to zrobić później zbiorczo z poziomu listy faktur.
W zakładce Przychody należy wybrać „Pokaż wszystkie przychody„. Zostanie wyświetlona lista faktur, które możemy zaznaczyć po lewej stronie. Na samym dole pod fakturami znajduje się szary przycisk Zarządzaj, gdzie można wybrać opcję „Wyślij do KSeF” .

Program nawiązuje połączenie z KSeF i od razu przesyła wszystkie dokumenty. Pojawia się Zestawienie dokumentów wysłanych do KSeF, a na nim są wyświetlone nadane przez KSeF numery faktur.

Zestawienie faktur wysłanych do KSeF

Do Zestawienia dokumentów wysłanych do KSeF można w każdej chwili powrócić.
Wchodząc do zakładki Przychody > KSeF.