KSeF – Jak połączyć program Faktura XL z Krajowym Systemem e-Faktur?

Jak połączyć program Faktura XL z Krajowym Systemem e-Faktur?

Program Faktura XL pozwala na integrację z KSeF w celu wysyłania i pobierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur. Połączenie pozwala na przesyłanie faktur do KSeF bezpośrednio z programu w sposób ręczny (przycisk Wyślij do KSeF) lub automatyczny (o wybranych godzinach). Dla firm wystawiających większe ilości faktur jest również opcja zbiorczego przesyłania faktur do KSeF z poziomu listy faktur.

W zakładce Przychody należy wybrać KSeF 2.0.

W programie Faktura XL dostępne są 2 metody autoryzowania połączenia w Krajowym Systemem e-Faktur:
1. Uwierzytelnienie Certyfikatem
2. Uwierzytelnienie Tokenem

1. Sposób połączenia z KSeF z użyciem Certyfikatu

Jest to domyślna metoda dostępna w programie ponieważ certyfikaty mają 2 lata ważności i finalnie mają całkowicie zastąpić tokeny.

1. W pierwszym kroku należy wygenerować certyfikat KSeF. W tym celu należy zalogować się na stronie KSeF z użyciem Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Następnie w zakładce Certyfikaty wnioskujemy o certyfikat i zapisujemy utworzone pliki: klucz prywatny (.key) oraz certyfikat (.crt). Oba pliki zapisujemy lokalnie, domyślnie zapisze się w katalogu Pobrane.
   
   
2. Drugi krok to wgranie pobranych plików z kluczem (.key) i certyfikatem (.crt) oraz podanie hasła, które zostało użyte podane podczas generowania klucza. Na koniec klikamy .
   

2. Sposób połączenia z KSeF z użyciem tokenu autoryzacyjnego

Na początku należy wybrać Uwierzytelnienie za pomocą Tokenu

W polu NIP podajemy NIP swojej firmy, a w polu Token autoryzacyjny z KSeF wklejamy token, który wygenerowaliśmy w KSeF.

Jak wygenerować certyfikat autoryzacyjny w KSeF?

Certyfikat można wygenerować wchodząc na stronę Krajowego Systemu e-Faktur:
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web

Do KSeF logowanie jest możliwe z użyciem Profilu Zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego.

Po zalogowaniu w menu po lewej wybieramy Certyfikaty (1) i Wnioskuj o certyfikat (2).

W polu „Nazwa certyfikatu” proszę wpisać dowolną nazwę dla certyfikatu, może to być np. „Certyfikat dla FakturaXL”.

Następnie należy podać „Hasło„, które należy zapamiętać (będzie ono później potrzebne do użycia certyfikatu w programie).

Po kliknięciu Generuj pojawia się komunikat „Wygenerowano klucz prywatny„, który zapisujemy.

Kluczy prywatny to plik .key, który posłuży później do autoryzacji w programie.

Wybieramy Przeznaczenie certyfikatu zaznaczając „Uwierzytelnienie w systemie KSeF„. Można też określić inną niż domyślna data ważności certyfikatu. Co istotne, certyfikat po wygenerowaniu jest ważny przez 2 lata od podanej daty.

Zatwierdzamy przyciskiem Wyślij wniosek o wydanie certyfikatów.
Jeśli wniosek o certyfikat nie zostanie od razu przetworzony to należy kliknąć w link „Odśwież”.

W momencie, gdy przetwarzanie zakończy się pomyślnie klikamy „Pobierz certyfikat” i zapisujemy plik .crt z certyfikatem.

Gotowe!

Do połączenia programu FakturaXL certyfikatem KSeF należy użyć:

• plik z certyfikatem .crt
• plik z kluczem .key
• hasło podane do wygenerowania klucza
  

Najczęstsze przyczyny problemów z połączeniem:

1. „Nieprawidłowy certyfikat”, Plik z certyfikatem i klucz pochodzi z wersji Przedprodukcyjnej lub Testowej
   Rozwiązanie: upewnij się, że certyfikat został utworzony w wersji Produkcyjnej KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl/web).
   
   
2. Nieprawidłowy certyfikat, klucz lub hasło
   Rozwiązanie: dla pewności usuń wcześniej utworzony certyfikat i klucz w komputerze i wygeneruj ponownie nowy w KSeF


3. Certyfikat KSeF typu 'Offline’
   Rozwiązanie: używasz niewłaściwego certyfikatu, podczas generowania certyfikatu w KSeF wybierz jako Przeznaczenie certyfikatu opcję „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”


4. Brak uprawnień do wysyłania lub pobierania faktur w przypadku spółki, a połączenie jest poprawne
   Rozwiązanie: zaloguj się do KSeF i wejdź do zakładki Uprawnienia, aby je sobie nadać do wystawiania i pobierania faktur.


5. Status uwierzytelniania (460) nie pozwala na pobranie tokenów
   Rozwiązanie: wygenerowany certyfikat ma nieaktualne daty. Należy wygenerować nowy certyfikat w polu „Certyfikat ważny od” podać aktualną (dzisiejszą) datę.