Jak połączyć program Faktura XL z Krajowym Systemem e-Faktur?
Program Faktura XL pozwala na integrację z KSeF w celu wysyłania i pobierania faktur z Krajowego Systemu e-Faktur. Połączenie pozwala na przesyłania faktur do KSeF bezpośrednio z programu w sposób ręczny (przycisk Wyślij do KSeF) lub automatyczny (o wybranych godzinach). Dla firm wystawiających większe ilości faktur jest również opcja zbiorczego przesyłania faktur do KSeF z poziomu listy faktur.
W zakładce Przychody należy wybrać KSeF.
W programie Faktura XL dostępne są 3 metody autoryzowania połączenia z Krajowym Systemem e-faktur:
1. Autoryzacja Profilem Zaufanym
2. Autoryzacja własnym podpisem kwalifikowanym
3. Token autoryzacyjny z KSeF
1. Sposób połączenia z KSeF przez Profil Zaufany
Jest to domyślna metoda dostępna w programie. Aby z niej skorzystać osoba posiadająca profil zaufany musi mieć pełnomocnictwo do reprezentowania firmy. W przypadku jednoosobowych działalności NIP firmy jest jednocześnie numerem NIP osoby fizycznej, więc autoryzacja profilem zaufanym powinna zostać bez problemy zaakceptowana przez KSeF. W przypadku spółek może się zdarzyć, że finalnie podpis profilem zaufanym zostanie odrzucony przez KSeF, jeśli system uzna, że podpis nie należy do osoby, która może reprezentować spółkę.
- W pierwszym kroku należy podać NIP swojej firmy i pobrać plik gotowy do podpisu klikając w niebieski przycisk
. Plik ten zapisuje się domyślnie w komputerze w katalogu Pobrane. - Krok drugi to przejście na stronę z Profilem zaufanym poprzez kliknięcie w link „Podpisz plik metadane profilem zaufanym„. Otworzy się rządowa strona na której należy wybrać „Chcesz elektronicznie podpisać (lub sprawdzić) dokument …„
Po przejściu Dalej należy kliknąć w przycisk „Pobierz lub sprawdź dokument„, a następnie „Wybierz dokument z dysku” . Wskazujemy wcześniej zapisany plik z Kroku 1 i zatwierdzamy przyciskiem „PODPISZ” .
w tym momencie następuje autoryzacja i podpis pliku, który finalnie możemy zapisać klikając w przycisk „POBIERZ” .
- W kroku trzecim podpisany profilem plik należy wgrać klikając w „Wybierz plik” .
Należy pamiętać, aby wgrywany plik był tym, który został podpisany przez profil zaufany!
2. Sposób połączenia z KSeF przez podpis certyfikatem kwalifikowanym
Z tej metody autentyfikacji korzystają najczęściej właściciele spółek. Muszą oni posiadać certyfikat kwalifikowany zakupiony u jednego z dostawców certyfikatów: CenCert, Certum, Eurocert, Sigillum PWPW, Szafir.
- W pierwszym kroku należy podać NIP swojej firmy i pobrać plik gotowy do podpisu klikając w niebieski przycisk . Plik ten zapisuje się domyślnie w komputerze w katalogu Pobrane.
- Drugi krok to podpisanie pobranego pliku certyfikatem kwalifikowanym. Służy do tego oprogramowanie dostarczone razem z zakupionym podpisem. Format podpisu jaki jest wymagany to XAdES, typ podpisu wewnętrzny tzn. że w pliku wraz z podpisem ma znajdować się również podpisywana treść.
Dla ułatwienia w kroku 2 załączyliśmy link do pliku z instrukcją jak prawidłowo skonfigurować podpis. - W kroku trzecim podpisany certyfikatem plik należy wgrać klikając w „Wybierz plik” .
Uwaga: proszę upewnić się, że wgrywany plik to ten, który został podpisany certyfikatem!
3. Sposób połączenia z KSeF z użyciem tokenu autoryzacyjnego
Jest to zupełnie inna metoda połączenia z KSeF niż dwie pierwsze, do których wymagane jest podpisywanie pliku.
Na początku należy wybrać Mam token autoryzacyjny z KSeF
W polu NIP podajemy NIP swojej firmy, a w polu Token autoryzacyjny z KSeF wklejamy token, który skopiowaliśmy z Krajowego Systemu e-Faktur i zatwierdzamy przyciskiem Dodaj.
Jak wygenerować token autoryzacyjny w KSeF?
Token można wygenerować wchodząc na stronę Krajowego Systemu e-Faktur i logując się do aplikacji podatnika:
https://ksef.mf.gov.pl/web/login
Do KSeF logowanie jest możliwe z użyciem Profilu Zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego.
Po zalogowaniu w menu po lewej wybieramy Tokeny (1) i Generuj token (2).
W polu „Nazwa własna tokena” wpisuje się nazwę tokena, może to być np. „Token dla FakturaXL”.
Następnie w „Wskaż rolę do jakiej jest przypisany token” wybieramy dostęp do faktur i wystawianie faktur.
Dostęp do faktur – pozwala na pobieranie z KSeF informacji o fakturach zakupowych w zakładce Koszty programu FakturaXL
Wystawianie faktur – wymagane jest, aby wysyłać faktury bezpośrednio z Faktura XL do KSeF i otrzymywać zwrotnie nadany im numer z Krajowego Systemu e-Faktur
Zatwierdzamy przyciskiem Generuj token
Pojawia się komunikat „Twój token został pomyślnie wygenerowany” . Numer tokena możemy skopiować i użyć do autoryzacji w programie Faktura XL wklejając go w polu „Token autoryzacyjny z KSeF” .
